Kaotada paberi Toimiku

Parimate seas, mida olen leidnud praegu toimuval Hondurase tehnoloogiamessil, leidsin toote nimega Dossier Manager, mille on välja töötanud HNG Systems ja see on jaotatud Lufego.

Põhimõtteliselt püüab see süsteem lahendada failide salvestamise probleemi, olgu see siis digitaalne või trükitud. Dokumentide hoidmise raskus pole mitte ainult paberite hoidmiseks vajalik ruum, vaid ka nende kogutud tähtsus institutsiooni jaoks, kes ei saa endale lubada neid ära visata, sest nad peavad mingil hetkel nende juurde pöörduma kas konsultatsiooniks või formaalsused.

Selleks on mitmeid IT-lahendusi, kuigi toimikuhaldur näeb välja äärmiselt tugev:

1. Storage tähendab kirjed

Erinevalt teistest rakendustest, mis loovad kaustu ja faile sees, põhineb see "konteineri" põhimõttel, mis on omamoodi "faili" sarnane. Nii saab ettevõte otsustada kogu oma dokumentatsiooni seal hallata ja kõik, mida ta teeb, on dokumendistruktuuri loomine koos atribuutide ja standarditega ... täpselt nagu tal on oma arhiveerimisprotseduurides; ülejäänu on lihtsalt ladustamine. Ütles heas mõttes "kohandatav tavapäraste arhiveerimistehnikate jaoks, kuid digitaalses keskkonnas ja kõik andmebaasis"

Sellel on haldusliides, mis võimaldab luua failistruktuure, kasutajaid ja õigusi; teine ​​kasutajaliides, mis hoiab dokumente või konsulteerib nendega, ja teine ​​kasutajate avalikuks arutamiseks. Kui dokumendid on arhiivitud, saab neid redigeerida "check out" abil. Tööriist toob skannitud dokumentide korral dokumentide lõikamise, kustutamise ja sirgendamise funktsioonid. Kui tegemist on varaliste vormingutega dokumentidega, avatakse need vastavas rakenduses ja sisseregistreerimisel võimaldab see hallata versioonide versiooni või neid lihtsalt asendada.

2. Otsi ocr-iga 69-vormingus.

Neid saate otsida kas märksõnade, atribuutide või isegi sisu järgi. Midagi imelikku ei ole kontoridokumentide otsimisel, AutoCADis või muudes nende emakeelses vormingus salvestatuna, kuid need võivad olla ka TIF- või PDF-dokumendid ning süsteem otsib skannitud piltide piires ocr-i.

Naljakas asi on see, et kaustades pole midagi salvestatud, kõik on andmebaasis, mis võib olla MySQL, SQL server või oracle.

Pildistamisliides on valmis valima nende seas skannimise kahes vormingus, kui näeme, kuidas see toimib. Ma olin üllatunud Fujitsu skanneri kohta, kus paigutati krediitkaart, ja andis selle topeltrežiimile (topeltrežiim) nägu) kui see oleks paber ... see masin on võimeline skaneerima 1000i kahepoolseid lehti iga päev 5i aastateks ... mida võib nimetada suure jõudlusega.

3. Kaukosäätimen

Rakenduse kõige atraktiivsemate hulgas on modulaarse kasvu tase koos lahendustega alates 450 dollarist kuni ettevõtete lahendusteni, mis sisaldavad kaugjuurdepääsu veebiteenuste kaudu. Üks ettevõtteid, kes seda rakendab, on Tigo, millel kõigis Tigocentros on ainult arvuti, skanner ja Interneti-ühendus; Iga fail, mille klient või teenus osutab, siseneb süsteemi ja salvestatakse automaatselt keskkontorisse.

Seda rakendab ka tulude peadirektoraat DEI, et kontrollida tolliprotseduure toodete impordi deklaratsioonipoliitika kaudu. Igal tolliagendil on litsents, mis võimaldab kogu dokumendi siseneda kesksüsteemi enne konteineri riiki sisenemist ... kuigi paberkandjal saabuvad paberkandjal paberid alati 15 päeva jooksul.

Äripõhised lahendused on $ 20,000i tippu, millel on piiramatu litsentside kasutamine, seega peab ettevõte, mis on 16i riikides, tegema investeeringuid $ 320,000 ... võrreldes teiste toodetega, mis oleks vähemalt $ 180,000 riigi kohta ... peaaegu 3i miljon dollarit.

Lisateabe saamiseks võtke ühendust Lufergo